Estoque de segurança e gestão de compras: qual a relação?

O planejamento para manter a qualidade dos produtos é necessário para qualquer comércio, o que envolve também um bom trabalho de estoque de segurança e gestão de compras. Isso possibilita uma administração perfeita e um bom controle de vendas. Só assim é possível prever os produtos que precisam ser repostos e acelerar o atendimento ao cliente.

Para que você saiba fazer um bom planejamento de estoque, confira o nosso post de hoje e conheça melhor sobre a relação entre ele e a gestão de compras.

O que é a gestão de compras?

Para manter o melhor controle dos produtos disponíveis, é importante que a empresa tenha uma boa gestão de compras. Ela consiste na administração correta da quantidade e dos tipos de produtos adquiridos regularmente, assim como o controle das saídas de produtos e ações para evitar sua depreciação.

Dessa forma, a empresa consegue manter uma margem de lucro razoável e competitiva ao mesmo tempo.

A ideia da gestão de compras é aumentar o aproveitamento dos recursos disponíveis, tanto em termos de matéria-prima e produtos para venda quanto de recursos financeiros para manutenção da empresa. O profissional que administra essa parte do negócio deve planejar as aquisições de novos produtos, antecipando-se às possíveis altas e baixas na demanda.

Assim, é possível evitar perda de investimento por produtos que ficaram parados ou por quantidade insuficiente para atender a todos os pedidos.

O que é estoque de segurança?

O estoque de segurança, também conhecido como safety stock, é a quantidade armazenada para atender as demandas dos clientes em momentos de maior necessidade, como a Páscoa e o Natal.

Isso também é essencial para os momentos em que é preciso mais tempo para reabastecer os produtos, como no caso de mercadorias que chegam de longe ou que demoram mais tempo para serem adquiridas.

Por estarmos em um mercado de demandas fixas, é necessário saber como fazer para que o seu estoque jamais fique desprovido de alguma mercadoria que possa comprometer seriamente o seu negócio. Descubra como traçar esse planejamento a seguir.

Como planejar um estoque de segurança?

A primeira coisa que você deve buscar conhecer quando for planejar um estoque de compras é o tempo mínimo que cada item demora para chegar até você — isso é conhecido como lead time, um termo da logística.

Caso a sua empresa tenha um tempo de entrega muito curto e trabalhe com produtos muito variados, é necessário ter um estoque extra para situações adversas.

Mesmo que você trabalhe com produtos de baixa demanda, é importante fazer o seu estoque de segurança para que em casos de imprevistos relacionados à falta de mercadorias junto ao fornecedor o seu negócio não saia prejudicado. A falta de um planejamento de estoque de segurança pode causar grandes prejuízos.

Por exemplo, se a sua empresa vende X unidades de um determinado produto todo mês, é natural que você tenha um número de aproximadamente 110% de X, ou seja, 10% de excedente em relação ao número de vendas habitual.

Se, porém, você não possui tal margem de erro, sua empresa ficará desamparada caso haja alguma mudança inesperada de público e as vendas aumentem.

Considerando que a maioria das janelas de oportunidades comerciais são bem curtas, você já terá perdido o rendimento extra quando seu próximo pedido chegar ou, pior, terá prejudicado a imagem de sua empresa no mercado por não conseguir atender com qualidade.

Você conhece a oferta e a demanda de cada mercadoria?

É sabido que, no comércio, há mercadorias que vendem mais do que outras. Por isso, tenha em mente as prioridades e os carros-chefe do seu negócio. Produtos que têm maior saída demandam mais estoque armazenado do que os que são vendidos apenas eventualmente.

Isso significa que o seu estoque deve ser planejado de acordo com a demanda, de modo que os produtos de mais procura sejam privilegiados para que não haja falta aos clientes. Portanto, para saber o quanto de cada mercadoria você deve estocar na sua loja por medidas de segurança, conheça qual é o nível de procura de cada produto e faça os cálculos.

Somente com um planejamento prévio dos seus estoques você terá a garantia de que o produto que todos precisam ou querem sempre estarão disponíveis na sua loja. Trabalhe em prol de nunca deixar faltar os itens mais essenciais para o seu negócio e para jamais decepcionar o seu cliente, pois será difícil reconquistá-lo caso ele precise recorrer a outra loja.

Seus produtos são muito caros para a empresa?

Em alguns tipos de empresa, os produtos mais rentáveis são também os de maior custo de produção. Isso significa que não é possível simplesmente armazená-lo e esperar que alguém se interesse. A depreciação do valor logo acabaria com a margem de lucro, sem falar que o custo de preservação de certas mercadorias é extremamente alto.

Caso você trabalhe com o fornecimento de produtos mais artesanais e de alto custo, a melhor opção é realizar uma produção sob demanda. Isso significa que apenas a matéria-prima estará armazenada, havendo o suficiente para produzir algumas unidades. Seu estoque de segurança será destinado exclusivamente para a pré-produção.

Como os produtos serão de menor volatilidade, o gestor de compras deve considerar com muito mais cuidado o tempo de produção e fornecimento, já que o espaço entre uma venda e outra é grande. Isso significa, primeiro, que cada venda deve cobrir o tempo de sua produção.

Você tem as ferramentas certas para administrar o estoque de segurança e gestão de compras?

Dificilmente você conseguirá acompanhar todos os dados de transferência de matéria-prima, vendas e estoque sem algum auxílio. Por isso, é importante que o trabalho com o estoque de segurança e gestão de compras seja feito por meio de alguma ferramenta adequada.

É possível utilizar as velhas planilhas e um livro-caixa em empresas menores, mas um software específico para controlar essas variáveis é o mais adequado, já que esses programas quase sempre possuem outras funcionalidades e otimizam tanto o tempo quanto dinheiro.

Por exemplo, gerar gráficos bem organizados que facilitem a análise de desempenho ao longo de um determinado período ou delegar tarefas operacionais e repetitivas para a máquina são ações que melhoram o poder de decisão, além de deixar as equipes mais voltadas para o caráter estratégico do trabalho.

E então? Gostou do texto? Para saber mais sobre planejamento de negócios, estoque de segurança e gestão de compras, confira o nosso artigo sobre como elaborar um planejamento estratégico. Até a próxima!