Como fazer uma boa cotação de preços na gestão de compras

Se você quer que sua empresa reduza custos e continue fazendo frente aos competidores no mercado, conseguir o melhor preço possível é uma necessidade básica. Entretanto, caçar as melhores ofertas requer paciência e tempo. Felizmente, existem algumas maneiras de fazer tudo de uma forma mais simples!

No cenário econômico atual, muitos fornecedores estão procurando ganhar ou manter seu market share — e, com isso, estão abertos a dar descontos e ofertas especiais em acordos.

Com isso em mente, explorar a boa vontade e, de certa forma, o desespero em tempos de crise, é uma tática simples para fazer a melhor gestão de compras.

Quer saber como fazer essa cotação de preços na gestão da compra e reduzir os gastos da sua empresa? Então, continue a leitura!

Tenha um bom controle de suas compras

Antes de iniciar a jornada pela melhor cotação de preços na gestão de compras da sua empresa, é essencial ter um controle eficaz de estoque. Saber quais itens são realmente necessários e quais se pode substituir com facilidade ajudará muito na hora de entrar em contato com os fornecedores.

Um bom controle permite que você saiba exatamente o que irá cotar e, além de tudo, saber definir um preço ideal para cada produto.

A partir do momento em que você fizer a sua cotação de preços, saberá exatamente se esse preço ideal é realmente funcional, além de poder ajustá-lo de acordo com a média apresentada no mercado.

Cotações de preço podem ser feitas não apenas na hora da compra, mas também como uma maneira de descobrir com exatidão quais são as flutuações para cada produto.

Invista no método de requisição de cotação

A requisição de cotação consiste em criar um questionário com todas as informações possíveis que você pode obter de um fornecedor — e, então, enviá-la a múltiplos fornecedores, para que você escolha aquele que melhor se encaixa nas suas necessidades.

Você pode utilizar isso apenas para um item, cada vez que você for determinar o melhor fornecedor, ou a lista completa, para tentar conseguir melhores acordos em forma de pacotes.

Uma das vantagens em utilizar esse método é a competição que ela gera entre os fornecedores. Como o questionário deixa claro que está sendo enviado para diferentes empresas, cada um dos candidatos sabe que deve apresentar os melhores preços para conseguir fechar um acordo.

Outra vantagem é que você poderá construir uma lista completa de fornecedores com as ofertas mais interessantes — que pode incluir mesmo aquelas com quem você acabou não fechando pedidos. Assim, se necessário, terá alternativas se os escolhidos não conseguirem cumprir as exigências contratuais.

Tendo essa lista sempre em mãos, você ainda construirá uma base de dados sobre os fornecedores disponíveis no mercado. E o melhor de tudo é que ela será preenchida com informações pelas próprias empresas, sem que seja necessária uma pesquisa de mercado extensa.

Você ainda poderá incluir nessa base informações que julgar necessário, de acordo com a sua experiência com aquele fornecedor.

Nunca aceite o primeiro preço

As regras para negociar preços são aplicadas do mesmo jeito, e a mais básica de todas é nunca aceitar o primeiro preço oferecido. Faça uma contraproposta, ou apenas peça um preço melhor.

Não esqueça de justificar o pedido — diga que, em virtude do volume de negócios que você está oferecendo a eles, o preço deve ser reduzido. Venda-se como uma pessoa que pode, futuramente, oferecer a eles muitas oportunidades de negócio.

O preço a ser pago também pode ser substancialmente melhorado caso existam condições de desconto para pagamentos à vista, por exemplo. A base de toda negociação reside no fato de que propostas e contrapropostas levam a acordos e negócios fechados. Portanto, nunca pare no primeiro orçamento.

Pense fora da caixa

Se o fornecedor não vai dar o braço a torcer no preço, você ainda pode conseguir negociar por outras coisas que ajudarão na redução dos custos.

Você pode, por exemplo, negociar por uma redução no valor da entrada em grandes compras, por descontos na compra de grandes volumes, por uma entrega mais rápida sem custos adicionais, ou mesmo por uma melhor garantia — seja na compreensão do que ela cobre ou na sua duração.

Mas sempre considere a relação custo-benefício. Se o produto tem preço mais alto, mas também tem melhor rendimento, pode ser que ele seja mais apropriado para você. Sempre leve em conta a qualidade, a eficiência do produto e dos serviços que o fornecedor oferece.

O preço é apenas um dos fatores que precisam ser analisados na hora de uma cotação de compra. Naturalmente, produtos de qualidade inferior terão preços melhores, mas também um risco maior de não servirem para o seu propósito. E saber pesar a relação entre qualidade e valor é saber encontrar o melhor custo-benefício.

Considere a ideia de ter apenas um fornecedor

A ideia de manter mais de um fornecedor para que eles continuem competindo entre si, e ofereçam preços melhores constantemente na esperança de eliminar a concorrência, é uma ótima estratégia. Porém, fornecedores preferem compradores que fazem grandes quantidades de pedidos — e é comum que, eventualmente, ofereçam grandes descontos ou vantagens.

Portanto, ter apenas um fornecedor é algo que deve ser considerado para o futuro da sua empresa. Porém, antes de realizar essa transição, não se esqueça de entrar em contato com cada um de seus fornecedores, para negociar descontos crescentes em troca de todo o fornecimento.

É necessário manter um bom relacionamento com seus próprios clientes, oferecendo melhores vantagens para os que consomem mais. E essa deve ser exatamente a mesma relação da sua empresa com os fornecedores. Negocie e torne o seu fornecedor seu melhor parceiro.

Lembre-se de que escolher o fornecedor correto vai muito além da busca por uma lista de preços! Sua seleção deve depender de uma grande variedade de fatores, que incluem qualidade e confiabilidade. A importância de cada fator é definida a partir das prioridades e estratégias do negócio.

E então, gostou de saber como fazer uma boa cotação de preços na gestão de compras? Qual sua experiência com o assunto? Tem outras sugestões ou dúvidas? Deixe seu comentário e conte tudo pra gente!