Como fazer uma boa cotação de preços na gestão de compras

Se você quer que a sua empresa reduza custos e siga na frente dos competidores no mercado, conseguir o melhor preço possível é uma necessidade básica. Entretanto, encontrar as melhores ofertas requer paciência e tempo. Felizmente, existem algumas maneiras de fazer tudo de forma mais simples.

No cenário econômico atual, muitos fornecedores procuram ganhar, ou pelo menos, manter seu market share. Com isso, estão mais abertos a dar descontos e fazer ofertas especiais em acordos. Saber como explorar essa boa vontade é uma tática simples para fazer a melhor gestão de compras possível.

Quer saber como fazer a cotação de preços de forma mais adequada na gestão da compra e, ainda, reduzir os gastos da sua empresa? Então, continue a leitura!

Estabeleça processos

Ter processos padronizados é uma medida essencial para garantir a organização da empresa. No caso das cotações de preços, é importante estabelecer o formato a ser usado nas solicitações e seguir cada detalhe sempre que for realizá-las. Assim, há menos chances de esquecer aspectos importantes ou pular etapas fundamentais.

Além disso, quando os processos são definidos previamente, é mais fácil garantir que qualquer integrante da equipe possa fazê-los de forma satisfatória. Sempre que for necessário delegar essa atividade, a padronização vai garantir a manutenção dos resultados dentro do esperado.

Saiba o que precisa e faça cotações mais adequadas

Embora pareça óbvio, é muito importante que, antes de começar o processo de cotação, você saiba exatamente o que está buscando. Só assim vai ser possível detalhar a informação ao máximo internamente — uma ação essencial quando se pretende garantir que as cotações estejam alinhadas ao que se espera receber.

Isso é fundamental, ainda, para que você consiga explicar aos fornecedores exatamente o que precisa. Por isso, ofereça sempre todas as informações relevantes: medidas, peso, tamanho, forma e assim por diante. Com isso, minimizam-se as chances de receber cotações que não atendem às necessidades da sua empresa.

Invista no método da requisição de cotação

A requisição de cotação consiste na criação de um questionário com todas as informações que podem ser obtidas de um fornecedor. O objetivo é enviá-lo a múltiplos provedores para que seja possível escolher aquele que melhor se encaixa nas necessidades da companhia.

Esse método pode ser utilizado para apenas um item — e, assim, aplicado cada vez que for necessário identificar o melhor fornecedor —, ou para uma lista completa de insumos. Dessa forma, pode-se tentar conseguir melhores acordos em forma de pacote.

Uma das principais vantagens de utilizar essa ferramenta é a competição que ela fomenta entre os fornecedores. Como o questionário deixa claro que a requisição vai ser enviada para diferentes empresas, cada um dos candidatos sabe que deve apresentar os melhores preços para conseguir o acordo.

Outro benefício é que é possível criar uma lista completa de fornecedores com as ofertas mais interessantes — e até incluir aqueles provedores com os quais ainda não foram acertados pedidos. Assim, você terá alternativas caso os parceiros selecionados não possam cumprir as exigências contratuais.

Nunca aceite o primeiro preço

Entre as regras para negociar preços, a mais básica de todas é: nunca aceitar o primeiro preço oferecido por um fornecedor. Procure fazer uma contraproposta ou, simplesmente, peça um preço melhor.

E não se esqueça de justificar o pedido! Aqui, uma boa ideia é dizer que, em virtude do volume de negócios que pretende oferecer, o preço deve ser reduzido. Busque apresentar-se como um parceiro que pode, futuramente, oferecer muitas oportunidades de negócio.

Pense fora da caixa (do preço)

Se o fornecedor não quiser baixar o preço, tente negociar outros aspectos que podem garantir a redução de custos. É possível, por exemplo, pedir uma redução no valor da entrada em compras grandes, descontos na aquisição de volumes maiores, entrega mais rápida sem custos adicionais, ou mesmo uma melhor garantia — seja na compreensão do que ela cobre, seja na sua duração.

Considere sempre a relação custo-benefício. Se o produto tem um preço mais alto, mas oferece melhor rendimento, pode ser que ele seja mais apropriado. Leve em conta a qualidade e a eficiência do produto e dos serviços que o fornecedor oferece.

Confira os detalhes das cotações recebidas

Lembre-se sempre de solicitar ao fornecedor que indique a validade da cotação enviada por ele. Dessa forma, é possível saber por quanto tempo os preços apresentados serão mantidos pelo provedor e, com base nisso, se planejar para adquirir os produtos dentro do prazo oferecido ou preparar-se para eventuais alterações.

Outro aspecto importante é o prazo de entrega do pedido. Afinal, é com base nele que companhia pode se planejar para ter insumos para sua linha de produção ou itens para vender. Esse fator é ainda mais relevante para itens especiais, que não são facilmente encontrados.

As formas de pagamento também devem ser avaliadas com cuidado: pode ser à vista ou a prazo, ter desconto ou não, requerer ou não o pagamento de uma entrada e por aí vai. Por isso, conhecer as facilidades que o fornecedor oferece é fundamental.

Planeje as cotações e os pagamentos

O planejamento de compras é essencial para definir um calendário para as cotações. Isso ajuda a evitar que os processos sejam iniciados fora dos prazos e possam comprometer a qualidade das compras — sem uma programação adequada, se houver atrasos, pode ser necessário pular etapas, por exemplo.

Além disso, é crucial pensar nos pagamentos. Isso ajuda a evitar sobrecarga de compromissos na mesma data. Então, o controle de pagamentos das compras realizadas deve ser mantido organizado. O ideal é que isso seja feito com um software especializado — assim, há menos chances de erros ou necessidade de retrabalho.

Considere a ideia de ter apenas um fornecedor

A ideia de manter mais de um fornecedor para que eles possam competir entre si — e ofereçam preços melhores constantemente na esperança de eliminar o concorrente — é uma ótima estratégia. Por outro lado, os fornecedores são apaixonados por compradores que fazem grandes pedidos. Nesse caso, é comum que, eventualmente, ofereçam descontos ou vantagens maiores.

Portanto, ter apenas um fornecedor é algo que deve ser considerado para a empresa no o futuro. Entretanto, antes de fazer essa transição, não se esqueça de entrar em contato com cada um dos fornecedores e procurar negociar descontos crescentes em troca de transformá-los no responsável por todo o fornecimento.

Use um software de gestão

Um sistema de gestão que centralize todas as informações pode ser bastante útil no processo de compras. Afinal, nele é possível registrar inúmeras variáveis: de preço a formas de pagamento, passando por cumprimento de prazos e até pela qualidade dos itens adquiridos. Assim, a escolha do fornecedor ganha agilidade.

Lembre-se de que escolher o provedor ideal vai muito além da busca por uma lista de preços! Essa decisão deve depender de uma grande variedade de fatores, que incluem a qualidade e a confiabilidade. A importância de cada fator é definida a partir das prioridades e das estratégias do negócio.

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