Afinal, o que é planejamento operacional?

Controlar processos e utilizar com máxima eficiência os recursos dentro da organização exige de gestores um  bom planejamento.  Afinal de contas, é preciso alinhar onde a empresa quer chegar e como fará para executar todos os objetivos estabelecidos. 

Mas isso não é tão simples como parece. E muitos gestores acabam por cair nas armadilhas de uma estruturação inadequada de planejamento operacional, colocando a empresa numa situação de riscos e incertezas futuras.

Não importa qual seja o porte e o segmento de uma empresa,  é preciso planejar o futuro  e desenvolver práticas que possam garantir sua sobrevivência, conquistar clientes, reduzir custos, aumentar a produtividade e, consequentemente, ter melhores resultados.

No post de hoje, vamos explicar o que é planejamento operacional e qual sua relação com os  processos, pessoas e resultados.  Acompanhe:

O que é planejamento operacional

Ele está relacionado ao cumprimento dos objetivos e às pessoas responsáveis pela sua execução.

De maneira geral, costuma ter duração de um ano. Também está diretamente entrelaçado ao planejamento estratégico e ao planejamento tático, direcionando as pessoas que estão na ponta da operação para o cumprimento dos objetivos e metas de cada um dos seus respectivos setores.

Via de regra, são os técnicos e operadores os responsáveis pela execução do planejamento operacional.

Neste processo, o gestor pode ter:

• foco em curto prazo: uma vez que o plano operacional tem um período preestabelecido para ser executado, geralmente um ano;

• visão por tarefas rotineiras: por ser um plano mais detalhado, designa cada função para que cada colaborador possa executar, levando em consideração suas responsabilidades, atividades e funções;

• definição de metas e objetivos específicos: de forma geral, ele elabora um plano de ação ou cronograma de atividades direcionadas, a fim de que os projetos sejam desenvolvidos dentro do período de tempo planejado.

Algumas perguntas devem ser respondidas durante o processo de planejamento operacional:

• Como ele será feito?

• Quem serão os responsáveis pela execução do plano?

• Em que prazo será cumprido?

• Quais são as ferramentas e recursos necessários para a execução?

• Quanto vai custar?

• Quais as estratégias e alternativas?

Antes de responder a essas perguntas, faça uma análise e leve em consideração os riscos e ameaças.

Qual é a importância desse planejamento

Organização e disciplina são duas das qualidades mais importantes em qualquer empresa, especialmente se ela já for muito grande e seus processos, muito complexos. Isso porque boa parte do desempenho de tais organizações vem da antecipação e do preparo.

Para atender a uma nova demanda de mercado, por exemplo, o planejamento operacional da empresa deve ser feito com antecedência, ou a janela de maior lucratividade será perdida.

Mais do que entender como funciona o processo geral, é necessário compreender como cada função afeta a qualidade do serviço para o cliente final. Sem o devido planejamento, é muito difícil fazer esse encaixe.

Como estruturar um Plano Operacional

Para que um Plano Operacional seja eficiente e eficaz, e realmente direcionado para um maior engajamento da equipe e comprometimento com os resultados, ele não deve ficar restrito apenas à administração ou a uma alta hierarquia: é preciso que recursos, processos e tarefas sejam envolvidos.

Além disso, muitos gestores que ficam focados apenas em cumprir o planejamento operacional se transformam em “apagadores de incêndio”, sem enxergar pontos importantes e relevantes dentro da empresa. O segredo é manter o equilíbrio e estar atento a fim de explorar todas as situações.

O que deve considerado em um Plano Operacional

Estrutura física

É preciso entender o funcionamento e o arranjo físico da empresa, ou seja: se a organização for uma loja onde fica o depósito, se há escritório, como são divididos os setores, se a estrutura atende às normas de segurança e assim por diante.

No caso de uma gestão industrial, deve-se observar quais maquinários participam do processo, como é executada cada etapa de elaboração dos produtos, onde fica o estoque e tantos outros dados que forneçam ao responsável informações para conhecer a empresa de maneira aprofundada, de modo a compreender bem como são executadas as fases do processo.

Para facilitar o planejamento operacional, é possível utilizar uma planta ou elaborar um esquema que identifique o fluxo de operação e a estrutura. Isso não só facilitará o desenvolvimento como também vai melhorar as possibilidades de planejamento no futuro.

Recursos Humanos

É preciso saber quem trabalha na empresa e quais são suas funções, responsabilidades e qualificações. É muito importante entender o que todos executam, individualmente, e qual o envolvimento no plano operacional.

O trabalho do RH, mais do que pagar salários e assinar carteiras, é coordenar, capacitar e ajudar todos os funcionários da empresa a desempenharem melhor suas funções.

Hierarquia Operacional

Após conhecer o que cada colaborador desempenha dentro da empresa, é preciso descrever como esses cargos estão dispostos hierarquicamente dentro do planejamento operacional.

Não há uma receita ou mesmo segredo para montar uma hierarquia operacional, mas modelos mais comuns utilizam a departamentalização por funções —  divididas em setores de acordo com suas atribuições, o que possibilita conhecer melhor a especialização de cada um.

Capacidade Operacional

Basicamente, é o quanto a empresa pode produzir ou prestar serviços —  levando em consideração funcionários, recursos financeiros, matéria-prima, maquinário, etc. —  em um determinado período.

Dependendo dos números, pode ser que a companhia esteja perdendo algumas oportunidades de lucro.

Qual a diferença entre planejamento operacional, estratégico e tático

O operacional, obviamente, não é o único nível de planejamento da empresa e, muito menos, o primeiro. Existem três níveis pelos quais o planejamento da empresa deve passar para ser bem-sucedido: estratégico, tático e operacional.

Cada um tem diferentes particularidades com relação à sua hierarquia, prazos, influência no produto final, etc.

Veja como funcionam os outros níveis:

Planejamento estratégico

Esse é o princípio de todo o processo. É quando os objetivos de longo prazo da empresa são colocados sobre a mesa e o resto é ajustado para alcançar essa meta da forma mais eficiente possível.

Sem um planejamento estratégico, não há rumo para as ações da companhia nem para o planejamento operacional.

A parte estratégica deve ser desenvolvida pelos gerentes, sócios, CEOs e outros membros de alto nível na hierarquia, já que é importante ter uma visão ampla sobre como tudo vai funcionar.

Os resultados são planejados para longo prazo, em média 5 a 10 anos. Durante esse período, o processo deve ser revisado frequentemente para evitar desvios muito grandes.

Planejamento tático

Com uma estratégia traçada em direção a um objetivo de longo prazo, é hora de desmembrá-lo em metas menores e de prazo inferior. Esse é o trabalho do planejamento tático.

Diferentemente do planejamento operacional, ele não é tão próximo assim do dia a dia dos funcionários, mas está bem mais perto do seu nível hierárquico. Sem planejamento tático, nenhum setor saberá se está caminhando em direção aos objetivos da empresa.

O prazo para esse tipo de plano é de 1 a 3 anos, o que é bem mais fácil do que no planejamento estratégico. Além disso, por haver um espaço mais curto, é possível detalhar mais a trajetória.

E como o campo de ação também é mais específico, eles podem ser bolados por funcionários abaixo da alta gestão, como gerentes de setor ou loja, por exemplo.

Gostou do post sobre planejamento operacional? Quer saber de mais informações na área de gestão? Curta a nossa página do Facebook!