Como ser um bom gestor de compras?

O papel do gestor de compras é essencial no bom funcionamento da cadeia de suprimentos de uma empresa. Ele é responsável por suprir as necessidades de materiais e prever demandas com precisão.

No desempenho dessa função, o profissional é capaz de obter condições diferenciadas junto aos fornecedores, resultando em economia para a companhia em que atua, além de maior agilidade na resolução de eventuais problemas na reposição de estoque.

Algumas características são indispensáveis para o desempenho da atividade, como: organização, conhecimento de mercado, bom relacionamento pessoal, comunicação clara, saber lidar com pressão, ser ágil na resolução de problemas etc.

Confira, a seguir, um pouco mais sobre essas habilidades e por que você precisa delas para ser um gestor de compras excepcional.

Organização como diferencial

Sendo um profissional que lida diariamente com dezenas de fornecedores e colegas de trabalho, realizando cotações, negociações e processos internos, ser organizado é uma característica obrigatória.

Se não desenvolver o costume de segmentar e-mails, arquivar cotações e processar imediatamente as exigências internas da empresa, o gestor de compras ficará constantemente perdido.

Não é nem um pouco profissional e pode pegar muito mal não conseguir localizar as solicitações dos seus superiores ou mesmo demorar muito mais tempo na hora de retomar uma negociação por não encontrar o último e-mail trocado com o fornecedor.

O trabalho de gestor de compras é mutável: a cada dia surgem novas demandas que precisam ser percebidas e calculadas com alguma antecipação. A precisão é um valor essencial. Para isso, a sua atuação como profissional precisa ser amparada por uma lógica de organização pontual.

Boa comunicação verbal e escrita

A interação com todos os participantes da cadeia de suprimentos é uma constante e, para se destacar, um bom gestor de compras precisa ser breve e claro. O trabalho baseia-se na maneira como você se relaciona com os outros e como procura negociar as suas demandas com terceiros.

Tenha sempre em mente o objetivo das suas abordagens, de modo a organizar claramente como vai se posicionar. Isso permite que você seja breve e objetivo e, assim, consegue obter como resposta exatamente o que busca e não passa por tagarela ou confuso.

Lembre-se: todos estão incluídos em uma rotina de trabalho, e tempo é um bem escasso. Assim como o seu é valioso, e precisa ser bem utilizado, o dos outros também é.

Essa premissa também vale para os e-mails. Evite mandar mais de uma mensagem para resolver um único assunto. Se você souber exatamente o que deseja, poderá incluir todas essas informações no mesmo e-mail, tornando mais ágeis os processos.

Bom relacionamento com colegas e fornecedores

É comum que as compras sejam tratadas com atenção neste setor, de modo a garantir que a empresa continue funcionando normalmente. Por conta disso, a boa relação entre a equipe e os parceiros comerciais é fundamental.

Há momentos em que você precisará contar com ajuda e compreensão das pessoas para atingir seus objetivos. Além do mais, ser cordial com fornecedores amplia suas chances de obter negociações mais rentáveis.

Um fornecedor com quem você possui um bom relacionamento provavelmente estará mais disposto para aceitar, ou até mesmo oferecer, descontos e possibilidades mais interessantes.

Compreensão da estratégia da empresa

Para que você possa desempenhar a sua função de acordo com as expectativas da empresa, é preciso que, em primeiro lugar, você conheça qual é a estratégia do negócio, correto? Estar conectado com os objetivos gerais direciona toda a sua atuação e impede que ações contraproducentes sejam tomadas.

Imagine que você negocia uma redução de preço da compra de um grande lote de produtos quando, na verdade, a estratégia da empresa visa reduzir o estoque para ganhar espaço, independentemente do motivo.

Boa compreensão de inglês

O conhecimento da língua inglesa é de grande importância para o gestor de compras considerando que ela sirva como uma ferramenta de conexão e negociação. O inglês o ajuda a se comunicar com fornecedores de diferentes países em busca do melhor negócio para a sua empresa.

Muitas vezes, opções de mercados estrangeiros apresentam-se como melhores soluções para as suas necessidades. Poder contar com essa possibilidade dinamiza a sua atuação.

Conhecimento das matérias-primas

Possuir conhecimento sobre o que se está negociando é indispensável. A noção sobre os processos de produção, a qualidade de um determinado material, os custos de fabricação, dentre outros, auxiliam o processo de fechar um acordo.

Dessa forma, você garante que a sua empresa não está sendo enganada por nenhuma oferta aparentemente única e milagrosa, além de possuir os recursos para argumentar e, com isso, conseguir a melhor opção.

Acompanhamento dos indicadores

Para que você possa medir o desempenho e analisar e rever pontos a serem melhorados, a criação e seguimento de alguns indicadores é indispensável. Normalmente, os resultados são medidos e apresentados periodicamente à diretoria como forma de demonstrar e explicar o trabalho realizado.

Variadas métricas de análise podem ser criadas por você de acordo com as necessidades específicas do seu espaço de trabalho. Entretanto, algumas boas opções são: variação de preço em um período, qualidade do fornecimento, ritmo de entrega etc.

Atenção às novidades

É preciso se manter sempre atento às novidades que surgirem no seu segmento, seja acompanhando publicações e sites do setor ou mesmo realizando cursos de atualização.

Conhecimento faz toda a diferença para compreender o mercado em que atua, de modo que consiga lidar de forma proativa com os desafios que aparecem diariamente. O aperfeiçoamento cria ainda um leque mais amplo de opções na resolução de problemas, fazendo com que se saia bem em situações consideradas complexas.

A gestão de compras depende em grande parte de aparatos tecnológicos e maquinário. Dessa forma, qualquer avanço nessas áreas representa uma possibilidade de otimização do seu trabalho. Uma nova versão de um sistema de gestão, por exemplo, pode facilitar de maneira considerável a rotina.

Uso eficiente das ferramentas tecnológicas

Aplicar corretamente o uso da tecnologia como aliada do gestor de compras faz toda a diferença na produtividade. Certifique-se de compreender como funciona o sistema de gestão disponibilizado pela sua empresa, de modo a extrair o máximo das opções dispostas. Em todo caso, a gestão de custos é um aspecto onipresente, por seu importante papel na solidez dos lucros.

Agora que você já sabe como ser um bom gestor de compras, continue por dentro das dicas e novidades que compartilhamos em nossas redes sociais! Estamos no Facebook e LinkedIn!