Afinal, o que é planejamento operacional?

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Controlar processos e utilizar com máxima eficiência os recursos dentro da organização exige de gestores um  bom planejamento.  Afinal de contas, é preciso alinhar onde a empresa quer chegar e como fará para executar todos os objetivos estabelecidos. 

Mas isso não é tão simples como parece. E muitos gestores acabam por cair nas armadilhas de uma estruturação inadequada de planejamento operacional, colocando a empresa numa situação de riscos e incertezas futuras.

Não importa qual seja o porte e o segmento de uma empresa,  é preciso planejar o futuro  e desenvolver práticas que possam garantir sua sobrevivência, conquistar clientes, reduzir custos, aumentar a produtividade e, consequentemente, ter melhores resultados.

No post de hoje, vamos explicar o que é planejamento operacional e qual sua relação com os  processos, pessoas e resultados.  Acompanhe:

O que é planejamento operacional

Ele está relacionado ao cumprimento dos objetivos e às pessoas responsáveis pela sua execução.

De maneira geral, costuma ter duração de um ano. Também está diretamente entrelaçado ao planejamento estratégico e ao planejamento tático, direcionando as pessoas que estão na ponta da operação para o cumprimento dos objetivos e metas de cada um dos seus respectivos setores.

Via de regra, são os técnicos e operadores os responsáveis pela execução do planejamento operacional.

Neste processo, o gestor pode ter:

  • foco em curto prazo: uma vez que o plano operacional tem um período preestabelecido para ser executado, geralmente um ano;

  • visão por tarefas rotineiras: por ser um plano mais detalhado, designa cada função para que cada colaborador possa executar, levando em consideração suas responsabilidades, atividades e funções;

  • definição de metas e objetivos específicos: de forma geral, ele elabora um plano de ação ou cronograma de atividades direcionadas, a fim de que os projetos sejam desenvolvidos dentro do período de tempo planejado.

Algumas perguntas devem ser respondidas durante o processo de planejamento operacional:

  • Como ele será feito?

  • Quem serão os responsáveis pela execução do plano?

  • Em que prazo será cumprido?

  • Quais são as ferramentas e recursos necessários para a execução?

  • Quanto vai custar?

  • Quais as estratégias e alternativas?

Antes de responder a essas perguntas, faça uma análise e leve em consideração os riscos e ameaças.

Qual é a importância desse planejamento

Organização e disciplina são duas das qualidades mais importantes em qualquer empresa, especialmente se ela já for muito grande e seus processos, muito complexos. Isso porque boa parte do desempenho de tais organizações vem da antecipação e do preparo.

Para atender a uma nova demanda de mercado, por exemplo, o planejamento operacional da empresa deve ser feito com antecedência, ou a janela de maior lucratividade será perdida.

Mais do que entender como funciona o processo geral, é necessário compreender como cada função afeta a qualidade do serviço para o cliente final. Sem o devido planejamento, é muito difícil fazer esse encaixe.

Como estruturar um Plano Operacional

Para que um Plano Operacional seja eficiente e eficaz, e realmente direcionado para um maior engajamento da equipe e comprometimento com os resultados, ele não deve ficar restrito apenas à administração ou a uma alta hierarquia: é preciso que recursos, processos e tarefas sejam envolvidos.

Além disso, muitos gestores que ficam focados apenas em cumprir o planejamento operacional se transformam em “apagadores de incêndio”, sem enxergar pontos importantes e relevantes dentro da empresa. O segredo é manter o equilíbrio e estar atento a fim de explorar todas as situações.

O que deve considerado em um Plano Operacional

Estrutura física

É preciso entender o funcionamento e o arranjo físico da empresa, ou seja: se a organização for uma loja onde fica o depósito, se há escritório, como são divididos os setores, se a estrutura atende às normas de segurança e assim por diante.

No caso de uma gestão industrial, deve-se observar quais maquinários participam do processo, como é executada cada etapa de elaboração dos produtos, onde fica o estoque e tantos outros dados que forneçam ao responsável informações para conhecer a empresa de maneira aprofundada, de modo a compreender bem como são executadas as fases do processo.

Para facilitar o planejamento operacional, é possível utilizar uma planta ou elaborar um esquema que identifique o fluxo de operação e a estrutura. Isso não só facilitará o desenvolvimento como também vai melhorar as possibilidades de planejamento no futuro.

Recursos Humanos

É preciso saber quem trabalha na empresa e quais são suas funções, responsabilidades e qualificações. É muito importante entender o que todos executam, individualmente, e qual o envolvimento no plano operacional.

O trabalho do RH, mais do que pagar salários e assinar carteiras, é coordenar, capacitar e ajudar todos os funcionários da empresa a desempenharem melhor suas funções.

Hierarquia Operacional

Após conhecer o que cada colaborador desempenha dentro da empresa, é preciso descrever como esses cargos estão dispostos hierarquicamente dentro do planejamento operacional.

Não há uma receita ou mesmo segredo para montar uma hierarquia operacional, mas modelos mais comuns utilizam a departamentalização por funções —  divididas em setores de acordo com suas atribuições, o que possibilita conhecer melhor a especialização de cada um.

Capacidade Operacional

Basicamente, é o quanto a empresa pode produzir ou prestar serviços —  levando em consideração funcionários, recursos financeiros, matéria-prima, maquinário, etc. —  em um determinado período.

Dependendo dos números, pode ser que a companhia esteja perdendo algumas oportunidades de lucro.

Qual a diferença entre planejamento operacional, estratégico e tático

O operacional, obviamente, não é o único nível de planejamento da empresa e, muito menos, o primeiro. Existem três níveis pelos quais o planejamento da empresa deve passar para ser bem-sucedido: estratégico, tático e operacional.

Cada um tem diferentes particularidades com relação à sua hierarquia, prazos, influência no produto final, etc.

Veja como funcionam os outros níveis:

Planejamento estratégico

Esse é o princípio de todo o processo. É quando os objetivos de longo prazo da empresa são colocados sobre a mesa e o resto é ajustado para alcançar essa meta da forma mais eficiente possível.

Sem um planejamento estratégico, não há rumo para as ações da companhia nem para o planejamento operacional.

A parte estratégica deve ser desenvolvida pelos gerentes, sócios, CEOs e outros membros de alto nível na hierarquia, já que é importante ter uma visão ampla sobre como tudo vai funcionar.

Os resultados são planejados para longo prazo, em média 5 a 10 anos. Durante esse período, o processo deve ser revisado frequentemente para evitar desvios muito grandes.

Planejamento tático

Com uma estratégia traçada em direção a um objetivo de longo prazo, é hora de desmembrá-lo em metas menores e de prazo inferior. Esse é o trabalho do planejamento tático.

Diferentemente do planejamento operacional, ele não é tão próximo assim do dia a dia dos funcionários, mas está bem mais perto do seu nível hierárquico. Sem planejamento tático, nenhum setor saberá se está caminhando em direção aos objetivos da empresa.

O prazo para esse tipo de plano é de 1 a 3 anos, o que é bem mais fácil do que no planejamento estratégico. Além disso, por haver um espaço mais curto, é possível detalhar mais a trajetória.

E como o campo de ação também é mais específico, eles podem ser bolados por funcionários abaixo da alta gestão, como gerentes de setor ou loja, por exemplo.

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