Afinal, o que é planejamento operacional?

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Controlar processos e utilizar com máxima eficiência os recursos dentro da organização exige de gestores um bom planejamento; afinal de contas, é preciso alinhar onde a empresa quer chegar e como fará para executar todos os objetivos estabelecidos. Mas isso não é tão simples como parece. e muitos gestores acabam caindo nas armadilhas de uma estruturação inadequada de planejamento, colocando a empresa numa situação de riscos e incertezas futuras.

Não importa qual seja o porte e segmento de uma empresa, é preciso planejar o futuro e desenvolver práticas que possam garantir sua sobrevivência, conquistar clientes, reduzir custos, aumentar a produtividade e, consequentemente, ter melhores resultados.

No post de hoje vamos explicar o que é planejamento operacional e qual sua relação com os processos, pessoas e resultados. Acompanhe!

O que é planejamento operacional

O planejamento operacional está relacionado ao cumprimento dos objetivos e as pessoas responsáveis pela sua execução. De maneira geral, costuma ter duração de um ano.

O planejamento operacional está diretamente entrelaçado ao planejamento estratégico e ao planejamento tático, direcionando as pessoas que estão na ponta da operação para o cumprimento dos objetivos e metas de cada um dos seus respectivos setores. Via de regra, são os técnicos e operadores os responsáveis pela execução do Planejamento Operacional.

No Planejamento Operacional o gestor pode ter:

  • foco no curto prazo: uma vez que o plano operacional tem um período pré-estabelecido para ser executado, geralmente um ano;
  • visão por tarefas rotineiras: por ser um plano mais detalhado, o planejamento operacional designa cada função para que cada colaborador possa executar, levando em consideração suas responsabilidades, atividades e funções;
  • definição e metas e objetivos específicos: de forma geral o Planejamento Operacional elabora um Plano de Ação ou cronogramas de atividades direcionadas para cada atividade e que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que foi planejado.

Algumas perguntas devem ser respondidas durante a elaboração de um Plano Operacional:

  • Como ele será feito?
  • Quem serão os responsáveis pela execução do plano?
  • Em que prazo será cumprido?
  • Quais ferramentas e recursos necessários para a execução?
  • Quanto vai custar?
  • Quais as estratégias e alternativas? (Levando em consideração os riscos e ameaças)

Como estruturar um Plano Operacional

Para que um Plano Operacional seja assertivo, e realmente direcionado para um maior engajamento da equipe e comprometimento com os resultados, ele não deve ficar restrito apenas à administração ou a uma alta hierarquia; é preciso que recursos, processos e tarefas sejam envolvidos.

Além disso, muitos gestores que ficam focados apenas em cumprir o plano operacional acabam sendo “apagadores de incêndio”, e não enxergando pontos importantes e mais relevantes dentro da empresa. O segredo é manter o equilíbrio e estar atento e explorando todas as situações.

O que deve ser levado em consideração ao implementar um Plano Operacional

Estrutura física

É preciso entender o funcionamento e o arranjo físico da empresa, ou seja, se a organização for uma loja onde fica o depósito, se há escritório, como é dividido os setores e demais informações.

No caso de uma indústria, deve-se observar quais maquinários participam do processo, como é executado cada etapa de elaboração dos produtos, onde fica o depósit,o e tantos outros dados que forneçam ao responsável conhecer a empresa e como são executados cada etapa do processo.

Para facilitar, é possível utilizar uma planta ou elaborar um esquema que identifica o fluxo de operação e a estrutura.

Recursos Humanos

É preciso saber quem realmente trabalha na empresa e quais são suas funções, responsabilidades e qualificações. É muito importante saber o que cada um faz individualmente, e qual seu envolvimento no plano operacional.

Hierarquia Operacional

Após conhecer o que cada colaborador desempenha dentro da empresa, é preciso descrever como esees cargos estão dispostos hierarquicamente.

Não há uma receita ou mesmo segredo para montar uma hierarquia operacional, mas modelos mais comuns utilizam a departamentalização por funções — divididas em departamentos de acordo com suas funções, o que possibilita conhecer melhor a especialização de cada um.

Capacidade Operacional

Basicamente, é o quanto a empresa pode produzir ou prestar serviços — levando em consideração funcionários, recursos financeiros, matéria-prima, maquinário, etc — num determinado período.

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